Soluzioni per gestire utenti davvero malvagi che inseriscono dati errati?
Questa domanda dividerò in due parti, la storia retrostante e la vera domanda.
The Back Story
Lavoro per una società di consulenza e abbiamo sviluppato un software che consente a un'azienda di gestire i propri immobili. Affittano circa 1.000 appartamenti e case e il software tiene traccia di ciò che viene affittato da chi, chi deve cosa e cosa, tiene traccia delle proprietà e delle unità di affitto possedute e dei rapporti di manutenzione. Gestisce anche la fatturazione.
Quindi è un sistema abbastanza complesso.
La società per cui lo abbiamo creato punta a pagare il salario minimo per il loro lavoro e assume solo donne e non richiede alfabetizzazione informatica. Inoltre, non sprecheranno soldi per l'addestramento di nuovi assunti perché di solito durano solo pochi mesi.
Pertanto, il software è stato incaricato di avere un'interfaccia "prezzo di pesca" e dovrebbe essere semplice come l'interfaccia di McDonald. L'unico problema è che McDonald's ha probabilmente speso milioni per progettare il proprio, e McDonald's ha un modello di business più semplicistico e forma i propri utenti.
Nonostante tutto, sento di aver costruito un'interfaccia abbastanza intuitiva e ho avuto alcuni ragazzi in ufficio a fare test utente per me. I risultati sono buoni, ho risolto alcune cose che non avrei visto a causa della mia vicinanza al software, ma nel complesso, ho raggiunto tutti o quasi tutti i compiti nel test utente senza formazione.
Tuttavia, esiste un utente in particolare in questa azienda che non riesce a capire come utilizzare il sistema. Due mesi fa ha cambiato circa 50 date di locazione del locatario. L'ho corretto nel database e tutto è andato bene per un po '. Il mese scorso abbiamo ricevuto segnalazioni che il sistema stava riassegnando le persone a nuovi alloggi, ma è stata lei a cambiarle. Quindi ho messo un lucchetto su quello, quindi non puoi cambiare gli alloggi degli inquilini senza fare clic su un grande pulsante "Sblocca" immagine. Ciò sembrava risolvere il problema. Quindi due settimane fa abbiamo ricevuto un rapporto secondo cui il sistema (sempre per colpa del sistema) stava rinominando le proprietà. Si è scoperto che l'utente pensava di poter cercare dalla casella di testo Nome proprietà (etichettato "Nome proprietà", c'è un pulsante con una lente d'ingrandimento che dice "Cerca" lontano da esso). Quindi ora il modulo per manipolare le proprietà è bloccato allo stesso modo di quello dell'inquilino. Ieri, il sistema stava nuovamente modificando le date del leasing e i registri mostravano che era lo stesso utente. Vogliono che rinchiuda la data del contratto di locazione nel modo in cui ho il nome della proprietà e gli alloggi degli inquilini, ma penso che sia andato troppo lontano.
Se apporto la modifica richiesta, continueranno a incolpare il software (e la società di consulenza) e non si assumeranno la responsabilità per la loro mancanza di formazione e abilità nei loro utenti. Inoltre, in realtà non risolverebbe nulla, fino a quando non è stato necessario sbloccare ogni campo di input prima di poterlo modificare. Non pagheranno per la creazione di documentazione come una guida per l'utente o file di aiuto, che è l'unico modo in cui vedo che può essere risolto.
Il problema
Un utente non addestrato inserisce continuamente dati errati in posizioni senza senso (come il numero di telefono nel campo della targa). Elimina o modifica i dati di sistema critici che normalmente deve modificare. Il cliente ha richiesto l'aggiunta di un ulteriore clic per modificare i dati, ma ritengo che non risolverà il problema, ma solo spostarlo in un altro campo.
Cosa posso fare per impedire questo input errato che non è significativamente diverso dai dati validi?
Si è scoperto che l'utente pensava di poter cercare dalla casella di testo Nome proprietà
Questo è un problema molto comune in realtà. Non è ovvio per i tuoi utenti che stanno modificando il record. È un mix di visualizzazione dei dati e modifica dei dati - non molto "Fisher Pricey".
"Cerca" dovrebbe restituire un elenco o record di sola lettura.
Solo quando si fa clic su "Modifica questo record", i campi devono essere modificabili e la modifica deve essere modale: non consentire altri comandi ma "Salva modifiche" o "Annulla".
È difficile dare consigli senza conoscere l'app e le effettive procedure aziendali, ma ecco cosa vorrei aggiungere in modo approssimativo:
- Una pagina iniziale per selezionare un'azione (ad es. "Cerca inquilino", "Cerca posizione", "Esci da questo lavoro spaventoso")
- Per ogni azione, una singola pagina, ad es. una pagina di ricerca
- Se la ricerca restituisce più risultati, elencali nella pagina di ricerca (sola lettura!), In modo che l'utente possa affinare la ricerca, correggere l'ortografia, ecc.
- Facendo clic su un risultato o eseguendo una ricerca con un singolo risultato si ottiene ad es. la pagina "Dettagli inquilino". Ancora solo lettura. In questa pagina puoi
- ritorna al menu
- assumere/licenziare/spostare/modificare inquilino
- ...
- accedere ad altri risultati di ricerca da questa pagina (ad esempio un elenco a lato, un elenco a discesa, una coppia di pulsanti "Prec/Succ" ...)
- Ancora una volta, ogni azione, ad es. "Sposta inquilino" ha una sua pagina
Anche se questo può sembrare controintuitivo, questo utente può essere una benedizione sotto mentite spoglie. Un utente "cattivo" può darti più informazioni su un sito di 10 utenti "buoni". Soprattutto se stai cercando di progettare per il minimo comune denominatore. Se l'obiettivo del sistema è quello di creare un modo per le persone non addestrate di lavorare con esso, è necessario tenere conto di questo utente.
Ad esempio, bloccare i registri sembra un'idea interessante che aiuterebbe a impedire agli utenti inesperti di commettere errori.
Ciò risale a buoni principi di progettazione dell'interfaccia. Principalmente, "l'interfaccia è completa quando l'utente lo dice".
Il suo problema quando si cerca di "cercare dalla casella di testo Nome proprietà (etichettato" Nome proprietà ", c'è un pulsante con una lente d'ingrandimento che dice" Cerca "lontano da esso)" potrebbe essere un problema di usabilità proprio lì. Sulla base della tua descrizione, sembra ragionevole che lei possa commettere un errore.
Hai provato a parlare con la persona che ha commesso questi errori? Suggerisco di sedermi con lei e di osservarla mentre lavora con il sistema. Sembra che potrebbe essere in grado di darti un'idea di come utilizza il programma. È sempre meglio vedere cosa stanno facendo perché le persone non raccontano l'intera storia (possono sentirsi in imbarazzo, dirti cosa vuoi ascoltare o semplicemente dimenticare).
Le informazioni che ottieni dal vederla effettivamente in azione determineranno quali passi devi intraprendere. La formulazione è confusa? Si distrae sul posto di lavoro? È multi-task e fa errori? L'interfaccia del "prezzo di pesca" è troppo in contrasto con le sue aspettative? A tutti questi si può rispondere con l'osservazione e un attento interrogatorio.
Se, alla fine, è necessaria una formazione, formulare una proposta commerciale e includere informazioni sul ROI. Devi convincerli che è nel loro interesse pagare la formazione. MA l'addestramento di solito non è la soluzione per un problema di interfaccia. Lavorando entro le aspettative degli utenti e sviluppando le loro conoscenze esistenti, non è necessaria una formazione approfondita. Pensa: Gmail, Word, Outlook. Probabilmente non leggi il manuale dell'utente per quelli.
Una cosa non è chiara dalla tua domanda. Dopo ha apportato una modifica errata, è consapevole che ha apportato una modifica errata?
- In caso contrario, suggerisce che al software mancano alcuni feedback necessari all'utente.
- Se lo è, allora il vero problema è il motivo per cui non corregge l'errore che ha introdotto anche se ne è consapevole. Se le manca semplicemente la responsabilità, migliorare il software non è molto rilevante. Ma se vuole correggerlo e non sa come, dovrebbe esserci qualcosa che il software può aiutare. Una cosa potrebbe essere quella di fornire all'utente la possibilità di annullare le ultime modifiche.
- Inizia a registrare tutte le azioni critiche.
- Segnala tutte le modifiche a un capo. Hai bisogno di fatti per risolvere tutti i problemi.
- Limitare l'accesso ad altre parti critiche dell'applicazione: mostra una finestra a questo utente e niente di più :).
- Inizia l'ombreggiatura per indagare sull'attività dell'utente.
- Rifiuta qualsiasi modifica ai dati salvati precedenti (ad esempio, che sono stati modificati 1 giorno fa).
- Prova ad aggiungere ulteriori controlli (formato del numero di telefono, input del numero, lunghezza della stringa e così via) agli input del problema.
- Inizia a modificare i dati in forma separata, tutte le griglie sono di sola lettura!
- ..
- Consiglio di sparare: non so se non è un parente di un boss;)
- Assumi queste persone come tester per gestire la tua attività! :)
"è stato incaricato di avere un'interfaccia" prezzo del pescatore "
Ho acquistato la fotocamera digitale Fisher Price per i miei bambini diversi anni fa. Il software in dotazione avrebbe fatto la mia lista di interfacce davvero terribili.
Comunque ... sai qual è il problema. O la tua azienda ha bisogno di un modo migliore per comunicarlo al cliente o devono prendere in considerazione la ricerca di un nuovo cliente.
OPPURE ... i tuoi clienti devono investire molto tempo e denaro per creare regole aziendali molto più complesse. Ovviamente, ciò costerebbe probabilmente di più rispetto a un investimento in formazione.
AGGIORNARE:
Un altro pensiero ... che ne dici di un'interfaccia di annullamento "wiki-esque"? In realtà non modificare QUALSIASI dato nel sistema ma invece la versione di ogni singolo record. Quindi sviluppare un'interfaccia 'annulla' o 'rollback'. In questo modo l'imprenditore può occuparsi di correggere tutti gli errori commessi dal suo staff.
- Fornire una finestra di dialogo di conferma.
- Fornire suggerimenti che spiegano cosa fa ogni campo.
- Fornire pulsanti di invio che indicano la loro azione, "Modifica" non "Invia".
- Fornire registri amministrativi.
- Fornire un processo di approvazione amministrativa.
- Fornire un comando di annullamento.
- Fornire un livello di accesso inferiore per l'uso normale, ovvero predefinito solo per visualizzazione.
Quanto segue potrebbe anche essere condizionatamente appropriato.
- Limitare l'utente ad un accesso di livello inferiore.
- Fornire restrizioni sulle capacità dell'utente, come il numero di modifiche complessive durante un periodo di tempo o la modifica dei record in base a criteri specifici.
Oltre ad alcune delle risposte già fornite:
- Nella schermata in cui è possibile modificare i campi, chiarire che un campo ha un valore modificato. Se il nome "Nicolas" è stato cambiato in "Peter", assegnare a questo campo uno sfondo arancione. E metti una matita accanto, con una didascalia che dice "Hai scritto un nuovo valore per questo campo, ma non l'hai ancora salvato." E, se l'utente riscrive il valore originale "Nicolas", rilascia lo sfondo arancione e la matita.
- Vicino al pulsante Salva , aggiungi una frase che dice: “Hai scritto nuovi valori per il nome, cognome e numero di telefono di questo inquilino. Fare clic su Salva se si desidera registrare queste modifiche. "
- Dopo che l'utente ha fatto clic su Salva , metti questa frase nella parte superiore dello schermo: "Hai cambiato nome, cognome e numero di telefono per l'inquilino T01789456. " Con un pulsante Annulla .
Controllo di accesso
Sembra che questo utente stia cambiando campi che non rientrano nell'ambito delle sue funzioni. (Se queste parti dell'interfaccia fossero legate ai suoi doveri, penso che saprebbe cosa fanno e non li abuserebbe)
Un modo per impedire ciò sarebbe limitare l'utente a modificare solo le parti dei dati di cui sono responsabili.
Non mostrare all'utente le parti dell'interfaccia che non sono rilevanti per le sue funzioni. Non darle accesso per modificare i dati che non sono rilevanti per le sue funzioni. Più facile per lei svolgere il suo lavoro, più sicuro per i dati.
Ciò potrebbe essere fatto assegnando un ruolo a ciascun utente o assegnando a ciascun utente una serie di autorizzazioni di accesso. (Il primo può essere preferibile per una base di utenti di grandi dimensioni. Il secondo può essere preferibile quando ogni individuo ha bisogno di un insieme unico di autorizzazioni di accesso.)
Una volta che l'utente ha familiarità con il sistema, potrebbe essere possibile aprire l'accesso ad altre parti dell'interfaccia, in base alle necessità.